Ist der Status bei der Rück- oder Weitergabe verifizierungspflichtiger Arzneimittel falsch eingestellt, können Fehlalarme entstehen sowie die Abgabefähigkeit zerstört und die Packung wirtschaftlich vernichtet werden. Die folgenden Hinweise helfen Ihnen, dies zu vermeiden.
1. Retournieren Sie niemals eine ausgebuchte Packung.
Stellen Sie vor einer Retoure sicher, dass Sie die Packung nicht ausgebucht haben. Hat Ihre Betriebsstätte eine Packung fälschlicherweise ausgebucht, kann auch die Rückbuchung ausschließlich durch genau diese Betriebsstätte erfolgen. Voraussetzung ist, dass die Ausbuchung maximal zehn Kalendertage zurückliegt und die Packung den Kontrollbereich Ihrer Betriebsstätte nicht verlassen hat. Der pharmazeutische Großhändler oder Unternehmer ist verpflichtet, eine Retoure vor der Weitergabe zu verifizieren. Stellt er fest, dass die Packung bereits ausgebucht ist, darf er sie nicht weitergeben.
2. Geben Sie niemals eine ausgebuchte Packung an andere Betriebsstätten weiter.
Stellen Sie vor einer Weitergabe sicher, dass Sie die Packung nicht ausgebucht haben. Wenn Sie eine ausgebuchte Packung an eine andere Betriebsstätte weitergeben, hat diese den Kontrollbereich Ihrer Betriebsstätte verlassen. Dies gilt auch für den Fall der Weitergabe an eine Betriebsstätte im gleichen Filialverbund. Da die Packung ausgebucht ist, darf auch die andere Betriebsstätte sie nicht abgeben.
3. Verifizieren Sie am Wareneingang.
Beim Verifizieren am Wareneingang ist die Packung der Lieferung leichter zuzuordnen. Sie erkennen mögliche Probleme unmittelbar und können sie zeitnah klären.
4. Verifizieren Sie bei Unsicherheit.
Wenn Sie unsicher hinsichtlich des Status einer Packung sind, verifizieren Sie sie. Sie können eine im System bekannte Packung mit den korrekt ausgelesenen oder eingegebenen Daten beliebig oft verifizieren. Dadurch wird kein Alarm ausgelöst, denn der aktuelle Status der Packung wird lediglich angezeigt, aber nicht verändert.
5. Zerstören Sie mit Vorsicht.
a) Die Status „Zerstört“ und „Diebstahl“ können nicht zurückgenommen werden. Überlegen Sie sorgfältig, bevor Sie die Statusänderung vornehmen.
b) Eine Packung wird automatisch deaktiviert, wenn sie das Verfalldatum erreicht. Für die Entsorgung ist daher keine Statusänderung nötig.*
c) Setzen Sie den Status einer Packung nur auf „Zerstört“, wenn Sie sie selbst entsorgen. Deaktivieren Sie die Packung nicht, wenn Sie sie zur Entsorgung an den pharmazeutischen Großhändler oder Unternehmer zurückgeben.*
Gestalten Sie die Warenströme in Ihrer Betriebsstätte derart, dass aus dem Lagerort der Packung für alle Mitarbeiter unzweifelhaft folgt, ob sie ausgebucht ist, oder nicht.