FAQ - HBA und SMC-B

Fragen zur Telematik-Infrastruktur (TI)

• Was ist die Telematik-Infrastruktur (TI)?
• Was ist der Heilberufsausweis (HBA)?
• Was ist die Institutionskarte (SMC-B)?
• Was bedeutet die in der TI verwendeten Abkürzungen KIM, VPN, qVDA?
• Was ist eine Reservekarte, Ersatzkarte bzw. Folgekarte? 
• Muss ich meine Apotheke an die TI anbinden?
• Was benötige ich, um mich an die TI anzuschließen?
• Wie erhalte ich einen HBA und eine SMC-B?
• Was ist ein Endnutzervertrag uns wofür benötige ich diesen?

Allgemeine Fragen zu HBA und SMC-B

• Wie viele Karten (HBA bzw. SMC-B) benötige ich?
• Wie lange kann ich die Karten nutzen?  Wann endet die Laufzeit des Rahmenvertrages? 
• Kann ich den Vertrag mit meinem qVDA vorzeitig beenden, z.B. wenn ich meine Apotheke schließe oder verkaufe?
• Was muss ich tun, wenn ich meine Karte(n) verloren habe? Kann ich meine Karte(n) sperren lassen?

Fragen zur Beantragung und Ausgabe der Karten

• Wie ist das Antragsverfahren aufgebaut?
• Welche Dokumente benötige ich für die Beantragung?
• Warum benötigt die AKHB eine beglaubigte Kopie von Betriebserlaubnis und Approbationsurkunde?
• Was ist eine Beglaubigung?
• Wo kann ich die Dokumente beglaubigen lassen?
• Was muss ich tun, wenn das Original der Betriebserlaubnis bzw. der Approbation nicht mehr auffindbar ist?
• Was muss ich tun, wenn der aktuelle Apothekenname und der auf der Betriebserlaubnis genannte Apothekenname nicht (mehr) übereinstimmen?
• Wo beantrage ich HBA und SMC-B? Wo finde ich meine individuellen Login-Daten?
• Wie gelange ich zum Antragsportal?
• Was muss ich tun, wenn sich meine persönlichen Meldedaten ändern?
• Wofür benötige ich die Vorgangsnummer?
• Welche Vertragspartner (qVDA) können Karten erstellen?
• Kann mir die AKHB einen Kartenhersteller (qVDA) empfehlen?
• Was ist beim sog. PostIdent-Verfahren  zu beachten?
• Wie lange dauert die Produktion der Karten?
• Was muss ich nach Erhalt der Karten tun?  Muss ich die Karten freischalten?

Fragen zum HBA

• Wer kann einen HBA beantragen?
• Wer benötigt einen HBA?
• Kann der HBA eines Apothekers von einem anderen Apotheker verwendet werden?
• Was gilt für das weitere pharmazeutische Personal (PTA, etc.)?
• Darf ich einen HBA beantragen, wenn ich eine Erlaubnis zur vorübergehenden Ausübung des Apothekerberufes habe?
• Brauche ich für den HBA ein aktuelles Foto und wie übermittle ich es an den Kartenproduzenten?
• Muss ich bei einem Namenswechsel einen neuen HBA beantragen?
• Wo kann ich den HBA einsetzen?
• Wofür benötige ich die Felder „Zertifikats-E-Mail-Adresse (optional)“ und „Monetäre Beschränkung in EUR (optional)“ im Antragsportal des qVDA?

Fragen zur SMC-B

• Wer kann eine SMC-B beantragen?
• Wer braucht eine SMC-B?
• Warum kann ich eine SMC-B erst beantragen, wenn ein HBA der Apotheke zugeordnet werden kann?
• Was muss ich tun, wenn ich meine Apotheke verkaufe/schließe, aber bereits eine SMC-B besitze bzw. beantragt habe? 
• Muss ich bei einem Namenswechsel des Betriebserlaubnisinhabers eine neue SMC-B beantragen?
• Muss ich bei einer Änderung des Apothekennamens oder bei einem Umzug der Apotheke eine neue SMC-B beantragen?

Besonderheiten beim Filialverbund

• Wie viele SMC-B benötige ich für meinen Filialverbund?
• Nicht alle meine Apotheken befinden sich in Bremen. Was ist zu beachten?

Besonderheiten bei der OHG

• Wie viele SMC-B benötige ich bei einer OHG?
• Wer benötigt bei der Neugründung einer OHG eine SMC-B?

Besonderheiten bei Neugründung, Übernahme, Pacht oder Verwaltung

• Wann kann ich bei Neugründung bzw. Übernahme einer Apotheke die Karten beantragen?
• Ich übernehme eine bereits bestehende Apotheke. Kann eine bereits bestehende SMC-B auf mich übertragen werden?
• Was gilt bei der Pacht?
• Was gilt bei der Verwaltung?

Besonderheiten bei Krankenhausapotheken

• Gibt es einen Stichtag für die Pflicht zur Anbindung an die TI für die Krankenhausapotheke?
• Wie erfolgt die Anbindung der Krankenhäuser an die TI?
• Benötige ich als Leiter einer Krankenhausapotheke einen HBA?
• Kann ich für die von mir betriebene Krankenhausapotheke eine SMC-B beantragen?

Kosten von HBA und SMC-B

• Was kostet der HBA?
• Was kostet eine SMC-B?
• Werden die Kosten für die TI-Anbindung erstattet?
• Welche Besonderheiten gelten bei der OHG?

Fragen zu Kartenlesegeräten und Konnektoren

• Wo erhalte ich Konnektor und Kartelesegerät?
• Wie lange laufen die Verträge über die benötigten Kartenlesegeräte und Konnektoren?
• Welche Kosten werden erstattet?

Die Telematik-Infrastruktur (TI) soll alle Beteiligten im Gesundheitswesen, insbesondere Apotheken, Arztpraxen Krankenhäuser und Krankenkassen, miteinander vernetzen. Medizinische Informationen, die für die Behandlung der Patienten benötigt werden, sollen so schneller und einfacher verfügbar sein. Die elektronische Patientenakte ist der Hauptanwendungsbereich der TI und soll die medizinische Versorgung der Versicherten unterstützen. Näheres hierzu sowie zum E-Rezept finden Sie insbesondere auf der Homepage der Gematik unter: https://www.gematik.de/

Mit dem HBA identifiziert man sich im TI-Netzwerk als Apotheker:in. Er wird daher personenbezogen erteilt. Mit dem Ausweis erhält man Zugang zu bestimmten Anwendungen für die eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich ist. Auf dem HBA sind neben einigen technischen Angaben Vorname, Name und Titel des Ausweisinhabers, Telematik-ID des Ausweisinhabers, Berufsgruppe des Ausweisinhabers und attributsbestätigende Stelle (AK Bremen) gespeichert.

Mit der SMC-B-Karte (Security Module Card-Typ B) bestätigt man in der TI, dass der Zugriff über eine berechtigte Einrichtung (z. B. eine Apotheke) erfolgt. Die SMC-B-Karte (Chipkarte im Kleinformat – etwa SIM-Kartengröße) ist eine Art Personalausweis für die Apotheke, die die Apotheke für die Teilnahme an der TI authentifiziert. Sie ist mit einer einfachen elektronischen Signatur versehen und gewährt auch Zugang zu bestimmten Anwendungen wie z. B. den Stamm- und Notfalldaten auf der elektronischen Patientenakte (ePA). Die SMC-B ist aber nicht nur institutions- sondern auch inhaberbezogen und bestätigt auch im Filialverbund, wer Inhaber der jeweiligen Apotheke ist. Auf der SMC-B vermerkt sind neben einigen technischen Angaben der Apothekenname, die Apothekenanschrift, Name, Vorname und Titel des Inhabers/Verantwortlichen, Telematik-ID der Apotheke, Berufsgruppe und attributsbestätigende Stelle (AK Bremen). Nicht auf der SMC-B gespeichert ist das Institutionskennzeichen (IK) der Apotheke bzw. mögliche zusätzliche IK ihrer „Organisationseinheiten“.  CAVE: Grundsätzlich benötigen Sie auch bei mehreren Bedienerplätzen, sofern diese über einen Router angesteuert werden, nur eine SMC-B. 

• KIM = Kommunikation im Medizinwesen. Sichert Austausch von Daten über die TI, insbesondere zwischen Arzt und Apotheke.
• VPN-Zugangsdienst = von der Gematik zugelassener Virtual Provider Network-Anbieter, der ähnlich wie ein Internetprovider die Verbindung zur TI herstellt.
• qVDA = qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter, der über die notwendigen Zulassungen der Gematik zur Herstellung der Karten (HBA und/oder SMC-B) verfügt.

Die Reservekarte wird zur Ermöglichung einer unterbrechungsfreien Arbeit ausgegeben. Sie entspricht vollständig der Originalkarte (Signaturfunktion, Authentisierungsfunktion, Entschlüsselungsfunktion). Die Reservekarte hat die gleiche Telematik-ID, lediglich abweichende kryptographische Schlüssel. Eine Ersatzkarte ist eine Karte, die aufgrund des Verlustes, Defektes etc., aber auch bei Änderung der Zertifikatsdaten ausgegeben wird, um ein weiteres Arbeiten zu ermöglichen. Folgekarten werden bei Ablauf der Zertifikatslaufzeit ausgegeben, sofern der zugrundeliegende Vertrag noch nicht ausgelaufen ist. 

Öffentliche Apotheken sind verpflichtet, sich an die TI anzubinden. Für den Bereich der Krankenhausapotheken siehe dazu "Besonderheiten bei Krankenhausapotheken".

Hierfür werden mehrere Komponenten benötigt:

• ein HBA
• eine SMC-B-Karte
• ein Konnektor (entspricht einem DSL-Router mit deutlich höherem Sicherheitsniveau) der über einen VPN-Zugangsdienst den Anschluss gewährleistet
• ein Kartenlesegerät (zum Einlesen von HBA und elektronischer Gesundheitskarte des Patienten).

Konnektor und Kartenlesegerät erhalten Sie über Ihr Softwarehaus oder andere Anbieter, deren Produkte von der Gematik zugelassen wurden.

Weiterführender Link:

Onboardingcheckliste für Apotheken 

Beide Karten werden in einem ersten Schritt über die AKHB beantragt. Nach Erhalt einer sog. Vorgangsnummer von der AKHB werden in einem zweiten Schritt die entsprechenden Endnutzerverträge zwischen Ihnen und dem jeweiligen Kartenhersteller geschlossen, bevor die Karten hergestellt werden. Für Fragen zu Beantragung und Ausgabe der Karten siehe auch den Bereich "Fragen zu Beantragung und Ausgabe der Karten".

Um die Karten zu erhalten, müssen Sie mit dem von Ihnen ausgewählten qVDA einen sog. Endnutzervertrag abschließen. Beachten Sie hierbei bitte, dass der Text der Verträge Inhalt einer Ausschreibung war und daher grundsätzlich nicht veränderbar ist. Lediglich die Kontaktdaten von Ihnen und dem qVDA sind variabel gestaltet. Zudem kann daneben eine individuelle Vereinbarung mit dem qVDA über die Zahlungsmodalitäten (z. B. monatlich oder quartalsweise) getroffen werden. Muster der Endnutzerverträge können Sie auf unserer Homepage im Bereich Ausgabe HBA und SMC-B unter HBA-Endnutzervertrag Muster bzw. SMC-B-Endnutzervertrag Muster vorab sichten. Die aktuelle Laufzeit der jeweiligen Rahmenverträge endet regulär zum 31. Mai 2029 (vgl. "Wie lange kann ich die Karten nutzen? Wann endet die Laufzeit des Rahmenvertrages?"). 

Zu Fragen rund um Ihre Mitglieds- sowie Login-Daten wenden Sie sich bitte an Genia Glandien:

telefonisch unter 0421 17 09 17 oder per E-Mail an g.glandien@ak-bremen.de.

Pro Apotheke muss mindestens eine SMC-B vorhanden sein. Zudem benötigt jeder Apotheker einer öffentlichen Apotheke einen HBA.  

Die aktuelle Laufzeit des Rahmenvertrages mit dem von Ihnen ausgewählten qVDA endet regulär zum 31. Mai 2029. Das auf der jeweiligen Karte (HBA bzw. SMC-B) befindliche Zertifikat hat ab Ausstellung eine maximale (technische) Gültigkeitsdauer von derzeit fünf Jahren.

Sie können Ihre bisherigen Karten (Gültigkeitsdauer bis zum 31. Mai 2024) nach dem 31. Mai 2024 nur dann weiter nutzen, wenn der Rahmenvertrag zwischen dem von Ihnen vorausgewählten qVDA und der AKHB fortgeführt wurde. Der qVDA hat Ihnen hierzu den Abschluss eines Folgevertrages angeboten. Das Gleiche gilt mit Ablauf der Laufzeit des neuen Rahmenvertrages zum 31. Mai 2029.

Ebenso werden Sie vom qVDA informiert, wenn die maximale technische Gültigkeitsdauer des Zertifikates Ihrer jeweiligen Karte von derzeit fünf Jahren endet und Sie deswegen eine neue Karte beantragen müssen.

Sollte der Rahmenvertrag mit dem von Ihnen vorausgewählten qVDA nach dem 31. Mai 2029 nicht fortgeführt werden, muss der qVDA Sie hierüber rechtzeitig informieren, sodass Sie einen anderen Anbieter auswählen können. 

Unter Umständen ist eine außerordentliche Kündigung beim HBA möglich, wenn eine Tätigkeit in einer Apotheke für mindestens 12 Monate nicht mehr ausgeübt wird. Dabei ist eine Auslauffrist von 3 Monaten zu beachten. Bei der SMC-B ist eine außerordentliche Kündigung ebenso vertraglich vorgesehen, insbesondere wenn der bisherige Inhaber keine Betriebserlaubnis mehr für diese Apotheke besitzt. Dabei ist eine Auslauffrist von 3 Monaten zu beachten.

Bei Verlust der Karte oder von Ihnen selbst verschuldeter Beeinträchtigung der Funktionsfähigkeit sind Sie nach dem Endnutzervertrag mit Ihrem qVDA verpflichtet, hierüber direkt den qVDA (nicht die AKHB) zu informieren. Beim qVDA kann dann eine Ersatzkarte (siehe im Bereich Fragen zur Telematik-Infrastruktur (TI) "Was ist eine Reservekarte, Ersatzkarte bzw. Folgekarte") mit gleicher Telematik-ID bestellt werden. Zudem können Sie auch ohne Angabe von Gründen die Sperrung veranlassen und sich gegen Zahlung eines Aufwendungsersatzes gemäß Endnutzervertrag mit dem qVDA neue Karten ausstellen lassen.

Das Antragsverfahren ist zweistufig aufgebaut:

• 1. Schritt: Nach Beantragung der Karten erhalten Sie von uns einen Ausgabeberechtigungsnachweis (sog. Vorgangsnummer).
• 2. Schritt: Mit der Vorgangsnummer geben Sie die Kartenherstellung bei einem der von der Gematik hierfür zugelassenen Kartenhersteller (qVDA) in Auftrag. Hierbei schließen Sie einen Endnutzervertrag mit dem jeweiligen qVDA ab.

Bitte beachten Sie, dass eine Direktbestellung der Karten ohne Vorgangsnummer der AKHB nicht möglich ist.

Der erste Schritt in die digitale Welt ist aus Sicherheitsgründen noch analog.

Sie benötigen

• eine aktuell Betriebserlaubnis für die SMC-B (eine pro Filialverbund ist ausreichend!) und
• eine aktuell beglaubigte Kopie Ihrer Approbationsurkunde oder Berufserlaubnis für den HBA-Antrag.

Die Beglaubigung darf maximal drei Monate alt sein.

Die AKHB ist nicht die ausstellende Behörde für Betriebserlaubnis sowie Approbationsurkunde/Berufserlaubnis. Ein öffentliches Register, in dem alle gültigen Approbationen etc. hinterlegt sind, gibt es aktuell nicht.

Ohne die beglaubigten Kopien müsste sich die AKHB bei der jeweils ausstellenden Behörde eine Bestätigung über die Gültigkeit der der Approbation/Berufserlaubnis einholen. Dies wäre sehr aufwendig und zeitintensiv. Um den Vorgang zu beschleunigen, ist es daher unerlässlich, dass Sie uns die beglaubigten Kopien zukommen lassen. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass dieser Verifizierungsprozess aus Sicherheitsgründen erforderlich ist. Es reicht leider nicht aus, auf unsere vorhandenen Meldedaten zurückzugreifen. Sie erhalten mit diesen Karten insbesondere Berechtigungen in der TI, sensible Patientendaten einzusehen und zu bearbeiten, sowie rechtlich bindende Verträge abzuschließen. Daher können wir auf die Zusendung in dieser Form, auch zu Ihrem Schutz, nicht verzichten.

Die Beglaubigung ist eine Bescheinigung der Richtigkeit einer Unterschrift oder eines Dokumentes, das heißt eine Bescheinigung, dass Zweitschriften mit dem Original übereinstimmen. Hierfür bringt die landesrechtlich hierzu ermächtigte Stelle einen besonderen Stempel (Siegel) an. Dieses Siegel wird mit der Unterschrift der beglaubigenden Person versehen. Das Siegel muss auf allen Seiten des Dokumentes zu sehen sein. Zudem muss das Datum der Beglaubigung von der Behörde angegeben werden. 

Beglaubigen können stets nur siegelführende Behörden mit Sitz in Deutschland.

Bitte beachten Sie, dass die AKHB ausschließlich Beglaubigungen folgender Stellen akzeptiert:

• Gemeinden, Landratsämter, kreisfreie Städte (nicht: Schulen, Berufsschulen, Universitäten)
• Notare und Gerichte (nicht: Rechtsanwälte, Steuerberater, Buchprüfer)
• Sparkassen (nicht: sonstige Banken)
• öffentlich-rechtliche Religionsgesellschaft (nicht: Freikirchen)
• Polizei
• gesetzliche Krankenkassen (nicht: private Krankenkassen)
• Heilberufskammern und andere berufsständische Körperschaften des öffentlichen Rechtes
• Finanzämter

Damit steht Ihnen eine vielfältige und ausreichende Anzahl an Beglaubigungsstellen zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass nicht alle diese berechtigten Stellen Siegel vorhalten und Beglaubigungen vornehmen; klären Sie dies daher am besten vorab telefonisch. Der Preis für die Bestätigung der Dokumentenauthentizität variiert dabei von Stelle zu Stelle. Um eine Beglaubigung vornehmen lassen zu können, benötigen Sie sowohl das ursprüngliche Dokument (Approbationsurkunde, Berufserlaubnis) als auch die dazugehörige Kopie. Manche Beglaubigungsstellen akzeptieren keine mitgebrachte Kopie, sondern fertigen die Kopie selbst an. Die Beglaubigung darf maximal drei Monate alt sein. 

Es gibt die Möglichkeit, sich eine Zweitschrift der Urkunde von der ausstellenden Behörde ausfertigen zu lassen. Sollten Sie noch im Besitz einer beglaubigten Kopie sein und auf deren Grundlage eine weitere beglaubigte Kopie erhalten, sehen wir aktuell keinen Handlungsbedarf, sich eine Zweitschrift ausstellen zu lassen. Sollte ein Komplettverlust der Approbationsurkunde/Berufserlaubnisurkunde oder der Betriebserlaubnisurkunde vorliegen, ist die Ausstellung einer Zweitschrift erforderlich. 

Wenn der aktuelle Apothekenname und der Apothekenname auf der Betriebserlaubnis voneinander abweichen, benötigen Sie eine neue Betriebserlaubnis bzw. müssen Ihre vorhandene Betriebserlaubnis auf den neuen Apothekennamen umschreiben lassen. Setzen Sie sich dafür mit der zuständigen Behörde in Verbindung. Alternativ können Sie natürlich zum Apothekennamen zurückkehren, der sich aus der Betriebserlaubnis ergibt. Achten Sie zudem bitte auf den Gleichlaut mit dem Eintrag im Handelsregister und veranlassen Sie bei Bedarf auch dort die erforderliche Anpassung. 

Die Beantragung beider Karten erfolgt ausschließlich über das Antragsformular auf der Homepage der Apothekerkammer Bremen (www.apothekerkammer-bremen.de). Eine anderweitige Antragstellung (schriftlich, per E-Mail, Fax oder Telefon) ist nicht möglich.

Für die Antragsstellung benötigen Sie Ihre Login-Daten, die Sie mit Beginn Ihrer Mitgliedschaft bei der AKHB erhalten haben.

Anleitung zum Zugang der Portale

Um zu den Portalen zu gelangen, folgen Sie bitte diesen Schritten:

1. Einloggen: Besuchen Sie unsere Website und klicken Sie auf den Button „Zum Login“, der sich rechts auf Ihrem Bildschirm befindet.

2. Benutzerdaten eingeben: Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein, um sich in unserem System anzumelden.

3. Service-Reiter finden: Oben auf Ihrem Bildschirm finden Sie die Leiste mit dem Reiter „Service“.

4. Antragsformular aufrufen: Unter dem Punkt „Ausgabe HBA und SMC-B“ gelangen Sie rechts zu dem Button „Antragsformular“.

Sie sind verpflichtet, der AKHB unverzüglich Änderungen Ihres Namens (Vor- und Nachname) sowie alle Änderungen, die Ihre Berechtigung zur Berufsausübung (Approbation oder Berufserlaubnis) betreffen, mitzuteilen und die erforderlichen Nachweise zu übermitteln. Ebenso sind Sie verpflichtet, unverzüglich andere im Rahmen der Zertifikatserstellung und –pflege relevante Änderungen Ihrer Meldedaten und sonstige hierfür relevante Ereignisse mitzuteilen.

Änderungen der Meldedaten können Auswirkungen auf den Bestand der Nutzungsrechte am HBA und die Zuständigkeiten der den Ausgabe- und Nutzungsprozess betreuenden Apothekerkammer haben.

Eine Änderung von Vorname und Familienname sowie Geschlecht hat zur Folge, dass ein neuer HBA beantragt werden muss, welcher auch einen neuen Antrag bei der zuständigen Apothekerkammer erfordert.

Zu den weiteren anzeigepflichtigen Änderungen gehören insbesondere die Beendigung Ihrer Beschäftigung, die Aufnahme einer neuen Beschäftigung auch außerhalb Bremens und die Änderung Ihres ersten Wohnsitzes inklusive der Bekanntgabe Ihrer neuen Anschrift (auch außerhalb Bremens).

Die Vorgangsnummer benötigen Sie, damit Sie über die Website des von Ihnen vorausgewählten qVDA Ihren HBA bestellen können. Sie müssen die Bestellung beim von Ihnen vorausgewählten qVDA innerhalb der Ihnen zusammen mit der Vorgangsnummer mitgeteilten Frist ausgeführt haben, anschließend ist die Vorgangsnummer nicht mehr gültig. Mit dem Bestellprozess wird Ihnen der mit Ihren Daten vorausgefüllte Rahmenvertrag zur Verfügung gestellt. In diesem Schritt erfolgt auch der Upload eines Fotos von Ihnen, welches zur Erstellung des HBA benötigt wird. Siehe dazu den Bereich Fragen zum HBA "Brauche ich für den HBA ein aktuelles Foto und wie übermittle ich es an den Kartenproduzenten?".

Vertragspartner der AKHB sind derzeit die D-Trust GmbH (Bundesdruckerei) sowie die medisign GmbH.

Bitte beachten Sie, dass für jede Laufzeit ein Ausschreibungsverfahren stattgefunden hat bzw. stattfindet. Einen entsprechenden Rahmenvertrag mit der AKHB kann dabei jeder Hersteller abschließen, der die Voraussetzungen erfüllt. Die mit den unterschiedlichen Herstellern geschlossenen Verträge haben dabei den gleichen Inhalt. Zudem können jederzeit während der gesamten Laufzeit (derzeit bis 31. Mai 2029) weitere Anbieter einen entsprechenden Rahmenvertrag mit der AKHB abschließen.

Bitte beachten Sie, dass die AKHB weder einen Einfluss darauf hat, ob ein Hersteller einen Rahmenvertrag mit der AKHB abschließt, noch einen Vertragsabschluss mit einem Hersteller, sollte dieser die Voraussetzungen erfüllen, ablehnen kann. Zudem ist es möglich, dass nicht in allen Kammerbezirken dieselben qVDA entsprechende Rahmenverträge mit der zuständigen Kammer abgeschlossen haben.

Aus Neutralitätsgründen können wir keine Empfehlung aussprechen. Sprechen Sie ggf. vor Antragstellung mit Ihrem jeweiligen Softwareanbieter. 

Sowohl für die Ausgabe des HBA als auch die Beantragung der SMC-B ist es erforderlich, dass Sie sich mithilfe Ihres Ausweisdokuments (Personalausweis oder Reisepass) in einem PostIdent-Verfahren identifizieren. Weitere Informationen zum PostIdent-Verfahren finden Sie unter: https://www.deutschepost.de/de/p/postident.html. Es empfiehlt sich dieses Verfahren mit einem Personalausweis zu durchlaufen, weil nur dort die aktuelle Meldeadresse vermerkt ist und es sein kann, dass Ihr qVDA ansonsten zusätzlich eine für Sie kostenpflichtige Meldebescheinigung verlangt. Bitte berücksichtigen Sie, dass ein Ihnen im Antragsverfahren übermittelter PostIdent-Coupon nicht unbegrenzt gültig ist. Bei Fragen hierzu wenden Sie sich bitte an Ihren qVDA. Die Frist wird dabei nicht von der Post, sondern vom qVDA nach Erhalt der Unterlagen geprüft. Nach Ablauf der Frist wird die Herstellung des HBA durch den qVDA abgelehnt; Sie müssen dann zwingend einen komplett neuen Antrag stellen. 

Nach Durchlauf des PostIdent-Verfahrens erfolgt die Produktion der entsprechenden Karte, die im Regelfall ca. drei Wochen in Anspruch nehmen wird. Die konkrete Herstellungsdauer erfahren Sie von Ihrem qVDA.

Nach Erhalt der Karten und der dazugehörigen PIN müssen Sie diese auf der Homepage Ihres qVDA aktivieren/freischalten. Näheres hierzu erfahren Sie bei Ihrem qVDA.

Grundsätzlich jedes Mitglied der AKHB.

Mit der Einführung des E-Rezeptes benötigen alle Apotheker einer öffentlichen Apotheke einen Heilberufsausweis (HBA). Dies gilt auch für Vertretungsapotheker.

Bezüglich Krankenhausapotheken (siehe dazu den Breich Besonderheiten bei Krankenhausapotheken "Benötige ich als Leiter einer Krankenhausapotheke einen HBA") Apotheker, die in anderen Bereichen tätig sind, wie z. B. pharmazeutische Industrie und Forschung und Lehre, benötigen derzeit keinen HBA. 

Die Ausgabe des HBA für Pharmazieingenieure und Apothekerassistenten erfolgt über die Gematik (https://fachportal.gematik.de/schnelleinstieg/kartenherausgabe-der-gematik/hba-fuerpharmazieingenieure-und-apothekerassistenten). Die AKHB ist hierfür nicht zuständig.

Nein! Mit der Einführung des E-Rezeptes kann nur der jeweilige Apotheker, auf den der HBA ausgestellt ist, diesen für seine eigene qualifizierte elektronische Signatur verwenden. Daher ist es z. B. auch nicht möglich, dass der Inhaber einem vertretungsweise eingestellten Apotheker für qualifizierte elektronische Signaturen seinen HBA überlässt. Auch der Vertretungsapotheker braucht zwingend einen eigenen HBA.

Bislang gibt es in Bremen keine zuständige Stelle zur Ausgabe von elektronischen Berufsausweisen an das weitere pharmazeutische Personal. Gleichwohl ist eine Zugriffsmöglichkeit insbesondere auf das elektronische Rezept mittlerweile gesetzlich vorgesehen. Im Fall des Zugriffs auf die Daten der elektronischen Verordnungen gibt § 361 Abs. 3 SGB V vor, dass diese Personen, die über keinen eigenen HBA oder elektronischen Berufsausweis verfügen, vom Inhaber eines solchen Ausweises autorisiert werden müssen. Zudem muss sowohl der Datenzugriff als auch die Autorisierung (im Softwaresystem des Leistungserbringers) nachprüfbar elektronisch protokolliert werden. Der Zugriff auf die Fachanwendung kann bei Einhaltung der vorgenannten Vorgaben dann durch einen Nicht-HBA-Träger über die SMC-B erfolgen

Ja. Die Erlaubnis nach § 11 BApO, die zur Ausübung des Apothekerberufes in Deutschland berechtigt, stellt ebenso wie eine deutsche Approbation die Grundlage für die Erteilung eines HBA dar.

Ja, es muss sich dabei aber nicht zwingend um ein biometrisches Foto (wie z. B. beim Personalausweis) handeln.

Bitte beachten Sie bei der Anfertigung bzw. Auswahl des Fotos folgende Hinweise:

• Platzieren Sie sich gut sichtbar vor einem neutralen Hintergrund. 
• Blicken Sie frontal in die Kamera ohne Ihren Kopf zu neigen oder zu drehen.
• Halten Sie die Augen geöffnet. Die Augen sollten deutlich sichtbar und nicht durch Haare oder ein Brillengestell verdeckt werden.
• Kopfbedeckungen jeder Art sind nicht zulässig. Eine Ausnahme gilt bei religiösen Gründen.

Bitte übersenden Sie das Foto nicht an die AKHB. Das Foto muss zwingend im Antragsportal des Kartenproduzenten hochgeladen werden und wird unverändert vom qVDA verwendet. Bitte achten Sie daher auch darauf, dass das Foto hochkant (Kopf nach oben) eingescannt wird. Die Dateigröße beim Upload darf 1 MB nicht übersteigen. 

Ja! Der Name des Ausweisinhabers (Vorname und Name) ist in den elektronischen Zertifikaten des HBA gespeichert (siehe dazu Bereich Fragen zur Telematik-Infrastruktur "Was ist der Heilberufsausweis (HBA)?). Deshalb muss bei einem Namenswechsel ein neuer HBA beantragt werden. In diesem Fall gilt ein Sonderkündigungsrecht für den Endnutzervertrag. Der Sperrung des bisherigen HBA erfolgt durch den qVDA. Für den Neuantrag fällt eine Bearbeitungsgebühr an.

Den HBA können Sie im Zuständigkeitsbereich der AKHB einsetzen.

Bei einer Verwendung außerhalb des Zuständigkeitsbereichs der AKHB beachten Sie bitte Folgendes:

Sie dürfen den HBA innerhalb Deutschlands nur dann in einem anderen Kammerbezirk nutzen, wenn und solange zwischen dem von Ihnen vorausgewählten qVDA und der örtlich für Sie außerhalb des Zuständigkeitsbereichs der AKHB zuständigen Apothekerkammer ein entsprechender Rahmenvertrag über die Ausgabeberechtigung (HBA) besteht. Auch wenn das in den meisten Fällen so ist, müssen Sie dies bitte noch direkt mit der örtlich zuständigen Apothekerkammer klären.

Bitte beachten Sie in dem Zusammenhang auch Ihre Meldepflichten: Sie sind verpflichtet, sich mit Aufnahme einer apothekerlichen Tätigkeit außerhalb des Zuständigkeitsbereichs der AKHB bei der jeweiligen Apothekerkammer anzumelden. Im Falle der Ausübung des Berufes in mehreren Kammerbezirken sind Sie Mitglied in mehreren Apothekerkammern.

Sie können die Signaturfunktion des HBA (ähnlich wie beim Personalausweis) auch außerhalb der TI z. B. zum Abschluss von signaturpflichtigen Verträgen benutzen. Nähere Auskünfte hierzu erhalten Sie von Ihrem qVDA. Wenn Sie diese Zusatzfunktion nicht nutzen möchten, lassen Sie die Felder „Zertifikats-E-Mail-Adresse (optional)“ und „Monetäre Beschränkung in EUR (optional)“ bitte frei. 

Jeder Inhaber einer Betriebserlaubnis (also der Inhaber einer Einzelapotheke oder eines Filialverbundes), jeder Pächter oder OHG-Gesellschafter.  Filialleiter/Verantwortliche sind nicht berechtigt, eine SMC-B zu beantragen.

Jeder Betriebserlaubnisinhaber benötigt für jeden Standort eine SMC-B. Bei einer OHG reicht es aus, wenn einer der Gesellschafter die Karte(n) beantragt (siehe im Bereich Besonderheiten bei der OHG).

Der Gesetzgeber hat mit dem Patientendaten-Schutz-Gesetz (PDSG) in § 340 Abs. 5 SGB V die Vorgabe eingeführt, dass eine SMC-B nur an Apotheken ausgegeben werden darf, denen ein HBA-Inhaber zugeordnet werden kann. Bitte stellen Sie Ihren SMC-B-Antrag daher erst, wenn entweder der Inhaber oder mindestens ein Apotheker in der Apotheke mit einem freigeschalteten HBA ausgestattet ist; planen Sie den dafür erforderlichen zeitlichen Vorlauf mit ein!

Im Falle des Verkaufs der Apotheke muss der neue Apothekenleiter eine eigene SMC-B mit neuer Telematik-ID beantragen. Eine Übertragung der SMC-B des vorherigen Inhabers ist aus datenschutz-rechtlihen Erwägungen nicht möglich, da auf der SMC-B unter anderm Daten des Inhabers gespeichert sind. Der bisherige Apothekenleiter muss seine SMC-B sperren lassen, da diese nach Übergabe der Apotheke nicht mehr benutzt werden darf.

Der Name des Betriebserlaubnisinhabers (Vorname und Name) ist in den elektronischen Zertifikaten des SMCB gespeichert (siehe im Bereich Fragen zur Telematik-Infrastruktur "Was ist die Institutionskarte (SMC-B)). Allerdings besitzt die SMC-B, anders als der HBA, kein qualifiziertes Zertifikat für elektronische Signaturen. Deshalb muss bei einem Namenswechsel des Inhabers nicht zwingend eine neue SMC-B beantragt werden.

Bei einer Änderung des Apothekennamens ist eine neue SMC-B zu beantragen. Gleiches gilt beim Umzug bzw. einer Änderung der Anschrift einer Apotheke.

Pro Apotheke muss mindestens eine SMC-B vorhanden sein. Das bedeutet, Sie müssen für jede Ihrer Filialen eine SMC-B haben. Hierfür ist jeweils ein gesonderter Antrag erforderlich.

Wenn sich eine Ihrer Apotheken außerhalb Bremens befindet, ist für die Ausgabe der SMC-B die Landesapothekerkammer zuständig, in deren Kammerbezirk die jeweilige Betriebsstätte liegt. Für eine Filiale z. B. in Niedersachsen erhalten Sie die SMC-B bei der Apothekerkammer Niedersachsen. 

Eine OHG benötigt pro Apotheke mindestens eine SMC-B. Bei einer OHG ist jeder Gesellschafter (Betriebserlaubnisinhaber) berechtigt, diese SMC-B zu beziehen. Sachgerecht stimmen sich die Gesellschafter untereinander ab, wer von ihnen die SMC-B beantragt.

Wurde eine Apotheke bislang durch einen Apotheker als Einzelkaufmann (e.K.) betrieben und die Apotheke mit dem bisherigen Inhaber und einem neu hinzukommenden Inhaber als OHG fortgeführt, wird keine neue SMC-B benötigt.

Den HBA können Sie beantragen, sobald Sie eine Approbation erhalten haben. Die SMC-B können Sie erst beantragen, wenn Sie die Betriebserlaubnis besitzen und der Apotheke ein freigeschalteter HBA zugeordnet werden kann (siehe im Bereich Fragen zur SMC-B "Warum kann ich eine SMC-B erst beantragen, wenn ein HBA der Apotheke zugeordnet werden kann?"). Beantragen Sie die Betriebserlaubnis daher rechtzeitig. Sobald uns die beglaubigte Kopie der Betriebserlaubnis vorliegt, kann das Antragsverfahren starten.

Eine Übertragung der SMC-B auf den neuen Inhaber ist nicht möglich, da auf der SMC-B Daten des Inhabers gespeichert sind (siehe im Bereich Fragen zur Telematik-Infrastruktur "Was ist die Institutionskarte (SMC-B)"). Nur so werden auch Fragestellungen, die sich aus datenschutzrechtlichen Erwägungen etwa im Hinblick auf von Patienten/Kunden erteilte Zugriffsberechtigungen für die elektronische Patientenakte (ePA) ergeben können, vermieden. Der neue Inhaber muss also eine eigene SMC-B beantragen. Dies ist möglich, sobald die Betriebserlaubnis vorliegt.

Der Pächter darf eine ggf. bereits bestehende SMC-B des Verpächters nicht weiterbenutzen, sondern benötigt für den Betrieb der Apotheke eine eigene Betriebserlaubnis und damit eine eigene SMC-B. Wegen der Befristung der Pacht ist zu beachten, dass es in den jeweiligen Verträgen mit dem Kartenhersteller die Möglichkeit gibt, außerordentlich zu kündigen (siehe im Bereich Allgemeine Fragen zu HBA und SMC-B "Kann ich den Vertrag mit meinem qVDA vorzeitig beenden, z.B. wenn ich meine Apotheke schließe oder verkaufe?"). 

Beim Tod des Inhabers kann die Apotheke durch die Erben bis zu maximal einem Jahr weiter betrieben werden, wenn die Erben einen Apotheker als Verwalter einsetzen. Der Verwalter bedarf für die Zeit der Verwaltung einer Genehmigung der zuständigen Behörde (§ 13 Abs. 1b ApoG). Die zeitlich befristete Weiternutzung der bereits vorhandenen SMC-B des bisherigen Betriebserlaubnisinhabers durch den Verwalter ist zur Vermeidung unbilliger Härten daher ausnahmsweise möglich.

Die öffentliche Apotheke muss seit dem 30.09.2020 an die TI angebunden sein, die Krankenhäuser seit dem 01.01.2021. Welches Datum für die Krankenhausapotheken gilt, ist leider nicht klar geregelt.

Die Anbindung der Krankenhäuser an die TI erfolgt über die Deutsche Krankenhausgesellschaft (DKG) und die Deutsche Krankenhaus TrustCenter und Informationsverarbeitung GmbH (DKTIG), nicht über die Apothekerkammer Bremen.

Nähere Informationen zum Antragsverfahren sind auf der Internetseite der DKTIG zu finden. SMC-B Krankenhaus - DKTIG

Die DKTIG informiert hierzu in deren FAQ unter https://dktig.de/faq-smc-b/ bei der Fragestellung „Muss zum Zeitpunkt der Beantragung der SMC-B ein elektronischer Heilberufs- oder Berufsausweis vorhanden sein?“ wie folgt:

„Gemäß § 340 Abs. 5 SGB V dürfen Komponenten zur Authentifizierung von Leistungserbringerinstitutionen (SMC-B) nur an Leistungserbringerinstitutionen ausgegeben werden, denen ein Leistungserbringer, der Inhaber eines elektronischen Heilberufs- oder Berufsausweises ist, zugeordnet werden kann. Bei Beantragung der SMCB ist somit zu bestätigen, dass die damit verbundenen Zugriffsrechte gemäß gesetzlicher Vorgaben von einem HBA-Inhaber autorisiert werden. ….“ 

Die DKTIG informiert derzeit in deren FAQ unter https://dktig.de/faq-smc-b/ bei der Fragestellung „Wo kann die SMC-B für Krankenhausapotheken beantragt werden?“ wie folgt:

„Anders als bei der SMC-B Krankenhaus, kann die Beantragung nur bei einem Vertrauensdiensteanbieter, der DTrust/ Bundesdruckerei GmbH erfolgen. Das Antragsportal der D-Trust/ Bundesdruckerei GmbH wurde hierfür um die Auswahlmöglichkeit zur Beantragung der SMC-B Krankenhausapotheke erweitert und ist wie gewohnt über die Webseite der DKTIG direkt zu erreichen.

Anträge für die SMC-B Krankenhausapotheke werden für das Institutionskennzeichen (IK) des Krankenhauses, für welches die Betriebserlaubnis der Apotheke vorliegt, und vom Vertretungsberechtigten des Krankenhauses gestellt. Der Antragsprozess entspricht weitestgehend dem Antragsprozess für die SMC-B Krankenhaus. Abweichend davon ist der zwischen dem Krankenhaus und der DKTIG zu schließende Vertrag, um die Angaben zur Leitung und dem bzw. den IK der Krankenhausapotheke zu ergänzen. Vorsorglich wird darauf hingewiesen, dass die von der DKTIG herausgegebene SMC-B Krankenhaus nicht für die Identifikation der Krankenhausapotheke in der TI geeignet ist.“ 

Innerhalb der Laufzeit (siehe im Bereich Allgemeine Fragen zu HBA und SMC-B "Wie lange kann ich die Karten nutzen? Wann endet die Laufzeit des Rahmenvertrages?") fallen monatliche Kosten von 7,48 € netto zzgl. Mehrwertsteuer an, die in der Regel als Gesamtbetrag für die Laufzeit von fünf Jahren zu entrichten sind. Die Vergütung wird mit Zustellung des Ausweises und des Aktivierungsschreibens (PIN-Brief) fällig. Die qVDA dürfen Ihnen aber auch andere Zahlungsmodalitäten, z. B. monatlich oder jährlich, anbieten. Hierauf hat die AKHB keinen Einfluss. Erkundigen Sie sich bei Interesse bitte vorab bei den Ihnen zur Auswahl stehenden qVDA.

Es fallen monatliche Gebühren von derzeit 6,30 € netto pro SMC-B zzgl. Mehrwertsteuer an, die in der Regel als Gesamtbetrag für die Laufzeit von fünf Jahren zu entrichten sind.

Informationen zur Erstattung der TI-Kosten der Apotheken, der diesbezüglichen Antragstellung und der Zahlungsabwicklung sind auf der Homepage des Nacht- und Notdienstfonds des Deutschen Apothekerverbandes e. V. unter https://www.dav-notdienstfonds.de/telematik zu finden.

Diese Erstattung kann nur von den Inhabern beim Nacht- und Notdienstfond (NNF) beantragt werden und wird auch nur an diese ausbezahlt.

Den Auftrag zur HBA-Herstellung erteilt hingegen zwingend der angestellte Apotheker selbst. Mit dieser Auftragserteilung verpflichtet sich damit auch per se der angestellte Apotheker zur Kostenübernahme für den HBA (der o. g. Nettobetrag zuzüglich Mehrwertsteuer deckt einen Nutzungszeitraum von fünf Jahren ab). Die damit noch offenen Details einer möglichen Erstattung der Kosten von den Inhabern gegenüber den Angestellten ist apothekenintern zu klären.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass die AKHB in dieser Frage aufgrund der bestehenden Neutralitätsverpflichtung keine weitergehenden Hilfestellungen geben darf. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie von den Verbänden, Tarifparteien und/oder Ihrer Steuerkanzlei.

Für Fragen zur Refinanzierung des HBA wenden Sie sich bitte an den Nacht- und Notdienstfonds des Deutschen Apothekerverbandes e. V. Weitere Informationen zur Erstattung der TI-Kosten und der diesbezüglichen Antragstellung finden Sie unter https://www.dav-notdienstfonds.de/telematik/uebersicht.